Päivitetty 19.9.2022
1. Rekisterinpitäjä
Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy on kiinteistöalan palveluyhtiö, joka tuottaa asiakkailleen kiinteistönhoito-, isännöinti, rakennuttamis- ja vuokrauspalveluita.
Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy:n toimintaa koskevaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä keskitettyyn tietosuojapalveluumme sähköpostitse, osoitteeseen tietosuoja@kangasalankiinteistopalvelu.fi. Käyttäkää tällöin viestinne otsikoinnissa asianne lisäksi merkintää ”Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy, tietosuoja”
Henkilötietoja käsitellään myöhemmin kuvatulla tavalla pääsääntöisesti Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy:n henkilökunnan toimesta poislukien viittaukset asumisneuvontaan, joilta osin tietoja käsittelee Kangasalan kaupungin sosiaalitoimen ammattihenkilö Kiinteistö Oy Taloherttuan asumisneuvontaa suorittaessaan.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy käsittelee eri asiakkaiden henkilötietoja palvelutuotannossaan. Tiedot voivat olla asukas-, vuokralais- tai osakastietoja.
Vuokralaisen, asukkaan ja osakkaan henkilötietoja tarvitaan, jotta asiakas voidaan tunnistaa tämän asioidessa yrityksen kanssa tai käytettäessä sähköisiä palveluita. Tietoja käytetään taloyhtiön vastike-, vuokra- ja käyttökorvausmaksuvalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Tällainen erillispalvelu on esimerkiksi kiinteistönhoitoyhtiön toimittama ovenavauspalvelu. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa osakkaan, vuokralaisen, alihankkijan tai yhtiöiden etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa operatiiviselle tai valvontaa suorittavalle viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Vuokraustoiminnassa kerätään henkilötietoja vuokralaisen valintaa, vuokrasopimuksen tekemistä, vuokrasuhteen hoitamista ja vuokraustoiminnan kehittämistä varten. Jos vuokrasopimuksen vakuudeksi annetaan henkilötakaus, henkilötietoja kerätään myös takaussitoumuksen tekemistä varten.
Henkilötietoja luovutetaan yhtiöiden virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiöiden mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. Lisäksi tietoja käsitellään asumisneuvontatyössä asumisen tukemiseksi.
Henkilötietojen käsittely hallinto- ja vuokraustoiminnassa perustuu sopimukseen osakkaan tai vuokralaisen tai takaussitoumuksen antavan henkilön kanssa tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen vuokra-asuntoa hakevan henkilön pyynnöstä. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös osakkaan tai vuokralaisen suostumukseen. Muun osakkaan tai vuokralaisen kanssa samassa asunnossa asuvan henkilön, osakkaan tai vuokralaisen mahdollisen yhteyshenkilön ja jälleenvuokralaisen osalta käsittely perustuu vuokranantajan oikeutettuun etuun ja/tai valtakirjamenettelyyn.
3. Rekisterin sisältämät tiedot
Vuokraustoiminnan rekisteriin on tallennettu seuraavia tietoja:
- Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Osakkaan, vuokralaisen ja takaajan henkilötunnus tai Y-tunnus, muiden asukkaiden osalta syntymävuosi
- Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- Taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arviointia varten
- Asuntoa tai asunnon tarvetta koskevat tiedot sekä muuttotiedot
- Muut osakkaan tai vuokralaisen asunnon hakemisen yhteydessä luovuttamat tiedot
- Lupatiedot ja kiellot (kuten esim. suoramarkkinointikielto tai turvakielto)
Yhtiön yleishallinnon ja asukashallinnan osalta rekisterissä voi olla tallennettuna myös:
- asiakkuuteen ja sen hoitoon liittyvät viestit ja muu yhteydenpito
- mahdollisen Taloherttuan asumisneuvonnan asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten asiakkaan elämäntilanne, asumiseen liittyvä palveluverkosto ja sovitut asiat, esim. vuokranmaksun seuranta, sovitut tapaamiset
- mahdolliset asumisen tukeen liittyvät asiakirjat, kuten esimerkiksi tukitahojen tekemät puoltolausunnot, tukisuunnitelmat, tukitahon yhteystiedot ja yhteistyösopimukset
- kirjallisesti sovitut maksusuunnitelmat
4. Tietolähteet ja tietojen säilyttäminen
Tietosuojan alaiset tiedot kerätään pääsääntöisesti asioijalta (esim. vuokra-asunnon hakijalta tai osakkaalta) itseltään. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään koko asiakkuuden ajan. Rekisterin tietoja päivitetään asiakkaan itse luovuttamien tietojen perusteella sekä asumisen aikaisten tapahtumien perusteella. Tarkistamme asiakasyhtiöiden puolesta luottotietoja asiakkailta sovitun prosessin mukaisesti. Jos vaikkapa vuokra-asuntohakemus ei johda sopimukseen, hakijaa koskevia tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista vuokralaisen valintaa, laskutusta, perintää ja sitä mahdollisesti koskevia oikeudellisia toimenpiteitä varten.
Vuokra-asumisen osalta asuntohakemukset ovat voimassa 3 kk hakemuksen toimittamisesta, ellei niitä uusita tänä aikana. Hakemuksia säilytetään voimassaoloajan jälkeen arkistossamme Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen (ARA) ohjeistuksen mukaisesti kohtuullisen ajan, 6 kk, mahdollisia valvontaviranomaisen jälkitarkastuksia varten.
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/vuokralainen asuu taloyhtiössä. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Vanhentuneiden vuokrasopimusten osalta säilytysaika on 6 vuotta sopimuksen päättymisestä.
Jos vuokralaisen valinnassa ja vuokrasuhteen hoidossa käytetään välitysliikettä, vuokra-asunnon hakijaa, vuokralaista ja takaajaa koskevat tiedot saadaan välitysliikkeeltä.
5. Tietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Osakkaan tai vuokralaisen nimi ja yhteystiedot sekä vuokrasuhdetta koskevat tiedot voidaan luovuttaa taloyhtiön asukasluetteloon.
Asumisneuvonnan osalta tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella hänen palveluverkostolleen ja tukitahoille. Sosiaalihuoltolain 1301/2014 35§ mukaan vuokranantaja voi ilman asiakkaan suostumusta tehdä ilmoituksen sosiaalihuollon tarpeesta sosiaalipalveluihin. Asumisneuvoja on tähän ammattinsa puolesta velvollinen lain määrittämissä tilanteissa.
6. Tietojen suojaaminen
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi.
Sähköisiin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Paperille tulostettuja asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta, ellei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.
Tietojen tarkistamista tai oikaisemista koskevat pyynnöt täytyy esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Tietojen tarkistaminen ja oikaisun vaatiminen on maksutonta.
Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.